Tipps zur Kommunikation mit Offshore IT Entwicklern

1. Es braucht den „click“
Achten Sie darauf, dass die Kommunikation zwischen den offshore Fachleuten und den Projektbeauftragten in Ihrem Haus gut läuft.
IT Firmen senden oft Marketingleute zu Verhandlungen mit externen Partnern. Diese haben manchmal zu wenige Kenntnisse über technische Grenzen, oder den Aufwand der mit der Erfüllung bestimmter Wünsche einhergeht. Auch versprechen sie manchmal zuviel, um Aufträge hereinzuholen. Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem späteren Projektmanager Ihres Vorhabens sprechen, sodass Ihr Partner in Übersee frühzeitig und umfassend weiß, was Ihnen vorschwebt. Ihr Gesprächspartner in Übersee sollte ebenfalls profunde Kenntnisse über die Materie haben, sodass Sie eine Kommunikationskultur entwickeln, die beiden Partnern entspricht.

2. Funktionale Beschreibung Ihrer Wünsche
Diese sollte die Funktion und das Ziel der Anwendung so genau wie möglich umschreiben. Wenn Teile der Anwendungen oder der bisherigen Schwierigkeiten mit dem Vorgängerprodukt im Unklaren bleiben, muss wertvolle Zeit darauf verwendet werden, Unklarheiten auszuräumen.
Die Outsourcing Firma wird Ihre funktionale Beschreibung analysieren und daraus ein stimmiges Konzept entwickeln. Dieses request for proposal (RFP) genannte Dokument wird durch eine technische Analyse erweitert und dann zur Grundlage ausgearbeitet, durch das eine Kosten- und Zeitkalkulation erstellt werden kann. Unter Umständen kann eine genaue Preiszusage nicht gegeben werden und eine IT Company wird dann auf Stundenbasis abrechnen, wenn der  Arbeitsaufwand nicht zuverlässig eingeschätzt werden kann.

3. Projektplanung, Teillieferung und deadlines

Bestehen sie auf guter Planung, stellen sie sicher dass sie auch den Fortgang der Entwicklung mitverfolgen können. Tägliche Rücksprache kann ein gutes Mittel sein, das tägliche Einsehen neuer Beta Versionen eher nicht. Beta Versionen sollten Ihnen nach festgelegter Häufigkeit zugestellt werden, am besten klären Sie dies schon am Anfang. Wie häufig Sie mit Ihrem Partner in Übersee Rücksprache halten sollten, hängt auch von der Art der Entwicklung und dem Grad an Einbindung in bestehende Prozeduren in Ihrem Haus ab.

4. Testverfahren, Qualitätssicherung
Eine gute IT Entwicklungsfirma wird festgelegte und bewährte Testverfahren haben. Auch aus diesem Grund ist es wenig sinnvoll, auf täglichen Beta Versionen zu bestehen, denn diese sind nur für Sie interessant, wenn sie die internen Tests bereits durchlaufen haben. Tests und Qualitätssicherung brauchen aber eine gewisse Zeit um seriös durchgeführt zu werden, insbesondere in umfangreicheren Anwendungen. Andernfalls werden Sie zum Versuchskaninchen degradiert, was Ihre Zeit kostet und nicht im Sinne der Auslagerung ist.

5. Fehlermanagement und Online Projekt Management Tools
Bei größeren Anwendungen wird eine intensive Kommunikation zwischen dem Auftraggeber und seinem offshore IT Partner notwendig sein. Online Tools können diese Kommunikation strukturieren und vereinfachen und somit sicherer machen.
Fragen Sie Ihren Partner nach diesen Tools.

6. Absprachen
Wie bei jeder geschäftlichen Absprache gilt: Es ist erst dann wirklich sicher, wenn Sie  schwarz auf weiß haben

• was bekommen Sie für Ihr Geld?
• Wann bekommen Sie es?
• Wie lange besteht after-sales-service zur Fehlerbehebung, sinnvollerweise ab dem Datum der Lieferung
• Welches ist der Stundensatz, wenn nach der Lieferung Bedarf zur Erweiterung entsteht?

7. Lieferung

• Wie wird die Lieferung vonstatten gehen, wird die Anwendung auf Ihrem Server oder auf dem der Partnerfirma installiert?
• Wie wird die Anwendung geliefert, per E-Mail, als FTP...?
• Ist die Installation im Preis inbegriffen?
• Bekommen Sie 100% des Quellcodes, ohne dass Teile blockiert sind?
• Gibt es eine monatliche oder jährliche Support Gebühr?
• Können Sie oder ein anderer Entwickler in der Zukunft das Produkt einsehen, überarbeiten und weiterentwickeln? Ohne das weitere Kosten entstehen?

8. Sicherheit, Datenschutz, intellektuelles Eigentum, Non-disclosure-agreements (NDA)
Es hat sich bewährt, festzulegen, wer in Zukunft Zugriff auf die Quellcodes haben wird. Gute IT Firmen haben standardisierte non-disclosure-agreements, die festlegen wem das Produkt letztlich gehört und die sicherstellen, das Datenschutz und Privatsphäre gewahrt bleiben.

9. Wirtschaftlich nachhaltig sein heißt beidseitiger Gewinn
Ein guter Start braucht gegenseitigen Respekt und Vertrauen. Wenn sie die billigste Variante vorziehen, werden Sie wahrscheinlich bekommen, was sie wollen, aber eben auch nur das. Wünschen Sie weitergehende Aspekte, die nicht Teil des ursprünglich Vereinbarten sind, wird Ihr Partner dafür mehr Geld verlangen. Auch eine Offshore IT Firma muss profitabel wirtschaften.

10.Folgen Sie Ihrem Instinkt
Genau wie beim oben erwähnten „click“ bezüglich Ihres Vertrauens in die technischen Fähigkeiten und wirtschaftliche Ehrlichkeit ihres IT Partners, gilt auch hier: Umfangreiche Verträge und viele Zertifikate garantieren nicht immer, dass Sie den besten Partner gefunden haben. Firmenreferenzen, zum Beispiel auf social networking Seiten wie LinkedIn.com können Ihnen einen Eindruck der Firmengeschichte und des Managements vermitteln und klären, ob die Firma über viele zufriedene Kunden verfügt.