Communicatie Tips voor IT Offshore Outsourcing Software Development

Er moet een klik zijn 
Het is belangrijk dat u, of de persoon in uw onderneming die projectmanager, contactpersoon zal zijn een klik heeft met de IT Offshore Project Manager. 
IT Offshore bedrijven gebruiken dikwijls verkopers in de eerste fase, om opdrachten binnen te halen. Dit is op zich geen slechte zaak maar verkopers weten niet altijd genoeg over de technische mogelijkheden en het kan gebeuren dat zij te veel beloven. Maak er een punt van om een gesprek te hebben (via chat, Skype, VOIP) met uw IT Offshore project manager voor u ok geeft voor de start en een eerste voorschot overmaakt. Uw IT Outsourcing project manager moet in detail begrijpen wat de doelstelling is van uw project en alle functionele en technische vereisten moeten duidelijk zijn (meestal zal eerst een technische analyse vereist zijn). Samen moet u een vlotte manier vinden om te communiceren, om misverstanden te vermijden.

Uw functionele beschrijving 
Maak een zo volledig mogelijke functionele beschrijving. Een functionele beschrijving bevat de software doelstelling en beschrijft de verschillende software onderdelen en modules. Elk goed IT Outsourcing bedrijf zal bijkomende vragen stellen wanneer zaken niet volledig duidelijk zijn, al zijn het confirmatievragen, om het denken van 'ik begrijp dit wel' te vermijden. Maak tijd om deze vragen te beantwoorden.
Als alle details volledig duidelijk zijn, is de eerste belangrijke stap voor kwalitatieve software ontwikkeling gezet. Het IT Offshore Outsourcing bedrijf zal uw functionele beschrijving aanvullen met uw antwoorden op de vragen (uw RFP - Request for Proposal) en dit nieuwe document zal gebruikt worden om een prijsberekening te maken op basis van het vereiste aantal uren en het soort werk. Na de functionele beschrijving moet een technische analyse gemaakt worden, in vele gevallen is de technische analyse vereist om een prijs te kunnen maken. Technische analyses vragen veel tijd, het is niet ongewoon dat een analyseprijs gevraagd wordt om die kosten te dekken. Als u moet betalen voor een technische analyse, vraag dan om deze alsnog los te koppelen van de programmatie opdracht en vraag het analyse document op papier. Mocht u niet zeker zijn kan u dit analyse rapport gebruiken om naar een andere IT aanbieder te gaan.
Niet voor alle projecten kan en zal een vaste project prijs geboden worden. Als een IT Offshore Outsourcing bedrijf moet werken in bestaande code, als u mensen inhuurt voor een aantal maanden, ...,; alles hangt af van de complexiteit van projecten, het gebruik van software componenten van een derde partij, programmeren in bestaande code, invloed van aanwezige data, etc...

Project Planning, gedeeltelijke opleveringen en deadlines
Vraag naar een planning en zorg ervoor dat u het software ontwikkelings proces goed kan opvolgen. Dagelijkse rapportering is een mogelijkheid, dagelijkse controle van Beta versies niet. Beta updates best op vooraf vastgestelde tijden, vastgesteld voor de ontwikkeling start. Deze data kunnen misschien wijzigen maar de vooraf vastgelegde data geven een duidelijke richtlijn. Hoe dikwijls en hoe u de vooruitgang wil kunnen opvolgen bespreekt u best met uw IT Offshore ontwikkelaar.

Testing procedures en Kwaliteit 
Goede IT Outsourcing bedrijven maken gebruik van test procedures. Dat verklaart onmiddellijk waarom u voor grotere projecten geen dagelijkse Beta versies te zien zal krijgen. Software testen neemt veel tijd in beslag en het moet in detail gedaan worden. Als IT bedrijven altijd dagelijkse Beta versies zouden moeten geven, zou de tijd om grondig te testen er bij inschieten en zou u het test team worden, wat veel ergernis, tijd en dus kosten aan uw kant zouden betekenen.

Bug Management en online Project Management software 
Zeker voor grotere applicaties zal er heel wat communicatie zijn tussen klant en IT Offshore Outsourcing Partner. Online software om structuur te brengen in al deze communicatie en de opvolging is geen overdreven luxe. De workflow zal veel efficienter verlopen, zowel voor de klant en zijn medewerkers als voor het IT Offshore ontwikkelings team. Vraag uw potentiele IT Outsourcingspartner of zij online Bugmanagement of project management software gebruiken.

• wat zal je krijgen en voor welke prijs ?
• wanneer zal je het krijgen (planning, deadlines) ?
• na oplevering, hoeveel dagen, maand(en) is bugfixing gegarandeerd inclusief in het reeds betaalde bedrag ?
• wat is de prijs per uur als nieuwe zaken moeten geïmplementeerd worden tijdens de ontwikkeling (nieuwe zaken, niet inbegrepen in de initiële analyse) en de prijs voor bijkomende programmatie na oplevering ?

• Zal de software geïnstalleerd worden op uw server of op de IT Offshore partner zijn server ?
• Zal de software geleverd worden via FTP toegang, e-mail, .. ?
• Software installatie is inbegrepen of niet ?
• Krijgt u de 100 % van broncode zonder dat ook maar het kleinste deeltje van de broncode is beveiligd zodat deze niet kan gewijzigd worden door elke ervaren programmeur ? Ook als enkel 1 % beveiligd en dus niet wijzigbaar is, is de bron code en dus de software niet volledig wijzigbaar, ook niet als het IT Offshore bedrijf zegt dat dit geen problemen zal opleveren. Klopt, enkel een probleem als u iets aan de code wenst te laten wijzigen.
• Is er aan maandelijks of jaarlijks onderhoudsbedrag?
• Laat uw IT Offshore partner toe dat een ander bedrijf, indien u dat wenst de code wijzigt, bezorgen zij daarvoor 100 % van de broncode en vragen zij daarvoor geen extra geld ?

Beveiliging, data protectie, intellectuele eigendomsrechten, Non Disclosure Agreement (NDA)
Op papier zetten en laten tekenen, wie bevoegd is om welke data te behandelen is een goed idee. Ook aangaande wie toegang heeft tot uw code etc. Voor grotere projecten of meer bedrijfs kritische kan een NDA, Non Disclosure Agreement worden afgesloten tussen de klant en de IT Offshore Outsourcing partner. Goede IT Offshore bedrijven hebben een NDA met hun werknemers aangaande de confidentialiteit van software, data, functionele en technische analyses en bedrijfs communicatie en klantengeheimen in het algemeen.

Wees commercieel is: win-win partnership 
Een goede start vereist wederzijds respect en een deel vertrouwen.
Als u de goedkoopste, allergoedkoopste oplossingen wil dan zal u misschien krijgen wat u wenst en op een goedkope manier maar minder-waardig. Indien u extra zaken wenst in te bouwen die niet beschreven werden in het initiële functionele document dat u beiden goedkeurde, dan is het normaal dat de IT Offshore partner een nieuwe prijs berekening doet en die nieuwe zaken enkel toevoegt indien u ok geeft voor het extra bedrag dat vereist is. Elk bedrijf moet zijn inkomsten garanderen natuurlijk.

Volg uw gevoel
Zowel voor de 'klik' die nodig is met uw IT Outsourcing Project Manager, als voor het vertrouwen in de technische ervaring en commerciële eerlijkheid van de IT Offshore partner, volg uw gevoel. Dit klinkt misschien gek maar een heleboel certificaten garanderen niet altijd dat u spreekt met de juiste partner. Referenties, vb. via sociale netwerk sites als LinkedIn.com kunnen u een goed idee geven over de geschiedenis van het bedrijf, over het management en of het bedrijf tevreden klanten heeft, ... of niet.